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您做好视频会议的前期准备了吗?

优因科技2021-10-08 文章动态 文章热度:2491   作者:优因云会议

   视频会议和常规会议并没有太大的不同,区别是视频会议是基于网络的在线会议。在过去的十年中,随着视频技术的发展,加上近年来,越来越多的人选择在家办公,或者创办自己的小型企业,视频会议已经变得很普及和便捷。

   要想成功召开视频会议,并且确保与会者在视频会议上有效地沟通,您需要记住一些要点,并且把这些要点付诸实施。

1.做好准备

   无论您为什么要举行视频会议,一定要准备好所有必须的东西,如移动终端和良好的通信网络,在开会之前,您可以直接向同事或客户展示会议的基本流程,并且要按顺序演示,才不会让与会者感到会议杂乱。

   为了确保会议的效果,可以准备一些提示卡,根据必要的数据准备电子表格或者分析图,防止会议期间出现脑部短路,忘记流程。同时,也要考虑如何让与会者积极地参与进来。

视频会议

2.穿出您想要的样子,并且找好摄像机的角度

   若您希望被客户认为是一位专业的人,就应该穿正装,例如西服和领带。请注意照相机放置的角度,如果照相机角度朝上,则会放大您的头部,如果恰巧您的头发没有整理好,整个会议屏幕上可能都是您蓬松的头发,那您在顾客眼里的专业人士形象也许就会受到影响。假如您在屏幕上的形象良好和表达能力优秀,您就容易获得顾客好感,与顾客成交的可能性也就越大。

3.保持背景整洁

   假如您想把视频会议的焦点放到您身上,那尝试将自己放置在没有特别物品的不会分散您谈话对象的注意力的背景中。可以的话,试着把照相机放在简单、清爽的空间,比如办公室或者书房。

   另外要确保关闭移动终端后台的视频播放器等会占用您的终端内存和网络流量的软件,还请暂时将宠物如狗/猫等隔离开,它们会严重分散与会人员的注意力

4.提前练习

   您有没有准备在镜子中预热会议上要讨论的主题。肢体语言的表达在与会者判断您是一名工作人员还是一名能并肩作战的战友中扮演着重要角色。记得要注意自己说话的方式和语调,您要说得口齿清晰,语速自然而且自信。

5.笑容自然

   看到一个面带微笑的和一个看起来甚至不想在那的人对比,面带笑容肯定会给您带来更好的会议效果。一个微笑将表示您是一个开放的,容易与别人合作的伙伴。同时也表明您热爱自己的工作,这意味着与客户合作时会尽力而为。

6.提问

   您需要事先准备好您想要提出的问题,让您的与会者参与进来,分享他们的想法,从而形成良性的团队凝聚力。

7.回答问题

   您在开会前也应该考虑这个问题,您会对一些您能预见到的问题做出什么样的回答?在会议中被提出时您早已胸有成竹的准备好应对方案。精准的回答问题也表明您在工作领域的知识渊博,并且会与潜在客户建立更高的信任感。

8.拟订大纲和行动计

   视频会议开始时,要简明地说明会议的目的和理由。您以及您和整个会议过程的成员都可以参考它,并创建一个精确的行动计划。

   只要准确地执行了这些步骤,就可以随时随地通过优因云召开视频会议,从而达到您想要完成的目标。

   当您主持和参加视频会议的次数越多,召开视频会议的时间就越长。您会发现,您完全不必为您在哪儿?您的会议伙伴在哪儿?他们是否能准时参加会议而担心,那么召开视频会议就会变成一件方便且自然而然的事情。

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